Privacyverklaring

Privacyverklaring AV SPADO

In dit document ( --> pdf ) over het privacybeleid willen we informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

SPADO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document over het privacybeleid.
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als SPADO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de secretaris van SPADO: secretaris@spado.nl.

 


1. Verwerking van persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, relaties, sponsors, proefleden en deelnemers beginnerscursussen:

1.1 Leden

Persoonsgegevens van leden worden door SPADO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden; o.a. melding bij de Atletiek Unie
• Financiële administratie en facturatie;
• Communicatie en/of uitnodigingen; zoals de nieuwsbrief, het clubblad
• Bij (blessure-)leed, commissie lief en leed
• Sportgerelateerd, zoals clubrecords, jaarlijsten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeenkomst, het inschrijfformulier lidmaatschap SPADO

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende (persoons-)gegevens van u vragen en/of bijhouden:

Persoonsgegevens:

• Voorletters
• Tussenvoegsel(s)
• Achternaam
• Voornaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Nationaliteit

NAW gegevens:

• Straat
• Huisnummer
• Huisnummer toevoeging
• Postcode
• Woonplaats
• Land

Contact gegevens:

• Telefoonnummer
• E-mail

Lidmaatschap en financieel:

• Bondsnummer
• Ingangsdatum lidmaatschap
• Einddatum lidmaatschap
• Soort lidmaatschap
• Categorie
• Bankgegevens t.b.v. financiële administratie

Sportief

• Prestatie t.b.v. clubrecord, jaarlijst

1.1.1 Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door SPADO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna maximaal 2 jaar. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de administratiesoftware van AllUnited BV.
Met behulp van deze gegevens wordt het adressenbestand voor de bezorging van ons clubblad en de nieuwsbrief up-to-date gehouden.
Voor de financiële administratie worden door SPADO tevens de onderlinge transacties bijgehouden. De gegevens in de financiële administratie worden opgeslagen gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor maximaal 7 jaar.
Leden die hun lidmaatschap opzeggen wordt om toestemming gevraagd om hun gegevens langer te bewaren voor een lustrum of reünie.

1.2 Vrijwilligers

Van vrijwilligers - ook zij die geen lid zijn van SPADO - worden naast de contactgegevens - NAW, email, leeftijd, telefoonnummer(s) - bijgehouden voor welke vrijwilligerstaken de vrijwilliger is ingezet en ingezet kan worden.

1.3 Sleutelhouders

Persoonsgegevens van sleutelhouders worden door SPADO gebruikt voor de volgende doelstelling:

  • Administratie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Sleutelovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling vraagt SPADO de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Telefoonnummer

Persoonsgegevens worden door SPADO opgeslagen tot dat de sleutel is teruggegeven, daarna worden de persoonsgegevens verwijderd uit de administratie.

1.3 Relaties, Sponsors

Van relaties, sponsoren, donateurs worden naast de contactgegevens (NAW, email, telefoonnummers) zo nodig ook bankgegevens gevraagd t.b.v. financiële administratie.

1.4 Proefleden en beginners

Persoonsgegevens van proefleden en deelnemers aan beginnerscursussen worden door SPADO gebruikt voor de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden
• Communicatie, uitnodigingen
• Het uitvoeren van de proeftrainingen of lessen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeenkomst op basis van:

  • Aanmelding als proeflid van SPADO
    Het inschrijfformulier beginnerscursus SPADO

Voor de bovenstaande doelstelling(en) vraagt SPADO de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Tussenvoegsel(s)
• Achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• E-mailadres
• Adres
• Telefoonnummer

Deze persoonsgegevens worden door SPADO opgeslagen totdat de proefperiode of lesperiode is afgelopen. Word je lid, dan worden de gegevens aangevuld zoals nodig voor leden. Anders worden de persoonsgegevens na maximaal 6 maanden verwijderd. Financiële transacties maximaal 7 jaar.

2. Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan SPADO geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• De (financiële) administratie: AllUnited B.V.
• E-mail: Vevida.nl, Mailchimp
• Wedstrijdadministratie: Atletiek.nu, Inschrijven.nl, Mylaps.nl
• Licentieadministratie: Atletiekunie

Met deze partijen (verwerkers), zijn afspraken gemaakt (verwerkingsovereenkomsten) om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

3. E-mail en nieuwsbrief

Met als doel het communiceren over verenigingszaken houdt SPADO een ledenlijst bij met onder meer e-mailadressen. Daarnaast houdt SPADO ook lijsten bij van loopgroepen, doelgroepen en leeftijdsgroepen. De coördinatoren en trainers van die groepen kunnen die lijsten raadplegen en gebruiken om gericht te communiceren via e-mail.

SPADO heeft een nieuwsbrief om te communiceren over verenigingszaken. Wanneer u de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen kunt u zich daarvoor afmelden.

4. Websites, drukwerk

De websites van SPADO zijn openbaar met de bedoeling informatie te verstrekken over de vereniging.
Drukwerk zoals clubblad, flyers enz. kan gebruikt worden met de bedoeling informatie te verstrekken over de vereniging en/of evenementen van SPADO,
Van bestuursleden, leden van de commissies, coördinatoren van wedstrijden, trainers, vrijwilligers en jury kunnen telefoonnummers en e-mailadressen vermeld worden.

4.1 Beeldmateriaal

Van door SPADO georganiseerde activiteiten en evenementen kunnen verslagen en foto’s en/of video’s worden gemaakt, ook van aanwezige deelnemers. Deze kunnen op onze websites geplaatst met als doel een indruk te geven van de activiteit en/ of geïnteresseerden te informeren. Ook worden soms foto’s van deelnemers in brochures of flyers opgenomen en verstrekt aan een krant voor publicatie.
SPADO gaat daarbij uit van het principe dat wij, bij gebruik van foto's en/of video’s voor die doelen waarvoor toestemming vereist is, wij die hebben gekregen vanwege instemming met de privacyverklaring, tenzij een persoon hiertegen bezwaar heeft gemaakt.
Indien personen vooraf bezwaar willen maken tegen het plaatsen van foto’s van henzelf of hun kinderen, kunnen zij dit kenbaar maken via de privacy instellingen op het persoonlijke account van de SPADO-website.
Omdat van SPADO niet altijd verwacht kan worden dat al het beeldmateriaal voor publicatie hierop gecontroleerd wordt, kan het voorkomen dat foto’s en/of video’s achteraf verwijderd moeten worden.
Indien achteraf bezwaar wordt gemaakt tegen de plaatsing van foto’s met de betreffende personen of hun kinderen, worden deze, mogelijk na belangenafweging, verwijderd.
SPADO verwacht in beide gevallen dat de bezwaarmaker aangeeft om welke foto’s en/of video’s het gaat, via secretaris@spado.nl.

4.2 Sociale media

SPADO maakt gebruik van Facebook, Instagram, WhatsApp, Twitter en andere sociale media. Via deze kanalen wordt informatie over de vereniging en evenementen kenbaar gemaakt. Ook worden er foto’s en/of video’s van de vereniging, activiteiten en/of evenementen gepubliceerd.
SPADO is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan zijn sociale media-kanalen of de content op zijn sociale media-kanalen.
Komt u voor op een foto en/of video en stelt u dit niet op prijs dan kunt u contact opnemen met ` secretaris@spado.nl.

4.3 Links

Op de websites van SPADO treft u een aantal links aan naar andere websites. SPADO kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.

5. Beveiliging

5.1 Opslag

De persoonsgegevens zijn opgeslagen op Nederlandse servers van AllUnited BV en Vevida BV, met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld is op automatisch updaten en installeren.

5.2 Maatregelen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens SPADO van uw gegevens kennis kunnen nemen, vragen wij een zorgvuldigheidsverklaring te tekenen;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen; 
• We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We evalueren geregeld onze maatregelen;
• Onze vrijwilligers worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

6. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

7. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Vragen

Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan de secretaris: secretaris@spado.nl.


SPADO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Indien SPADO een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop SPADO uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website, clubblad en/of nieuwsbrief.

Versie 1.00 – 4 december 2018

Downloads:

Privacy verklaring overzicht