Online ALV: nieuw vrijwilligersbeleid bij SPADO

Op vrijdag 3 juli is de uitgestelde voorjaars ALV van maart 2020 alsnog gehouden, online.

De Algemene Ledenvergadering moest wettelijk uiterlijk een half jaar na afsluiting van het financiële jaar gehouden worden. Vanwege Covid-19 was er wel enig uitstel mogelijk. Door de ALV online te houden kunnen we nu 2019 afsluiten én vooruitkijken.

Er waren zo'n 30 leden online aanwezig via Teams. In het clubhuis hadden zich ook nog ruim een dozijn leden verzameld voor wie online vergaderen geen optie was. Twee bestuursleden waren daarbij aanwezig. Vragen konden tijdens de presentatie van de voorzitter en de penningmeester gesteld worden via de vergaderchat of door 'virtueel handopsteken'. En gestemd werd er middels een met een wachtwoord beveiligd formulier.

De vergadering begon een kwartiertje later vanwege verbindingsproblemen, maar daarna liep het op rolletjes. De eerste virtuele ledenvergadering van een Bergse sportvereniging was een feit!

Opening en mededelingen

Er stonden drie belangrijke onderwerpen op de agenda: huldiging van de jubilarissen, de financiële verantwoording over 2019 en de jaarverslagen en het voorstel van het bestuur om te komen tot een nieuw vrijwilligersbeleid binnen SPADO.

SPADO heeft afscheid genomen van Rien Kerstens van de Kascommissie en van Daniëlle Kaat, die stopt als jurycoördinator (JuCo) en zich gaat richten op haar rol als microfonist. Als nieuwe functionaris heeft Manon Verlinden zich gemeld: zij wordt coördinator van de G-atleten.

Voorzitter Jacques van Gool ging verder in op de nieuwe fysiotherapie Stimulus, die met een inloopuur aanwezig zal zijn in het clubhuis, maar ook begeleiding van atleten zal gaan verzorgen. De renovatie van de atletiekbaan is op een haar na voltooid: in september komt er een afsluitende keuring waarbij laatste kleine gebreken verholpen zullen zijn.

SPADO streeft ernaar de officiële opening te houden tijdens de Clubkampioenschappen van 3 en 4 oktober. Dan zal er ook een bijzondere ALV zijn én een vrijwilligersavond - mits dit alles mogelijk is vanwege COVID-19. Het bestuur is overigens tevreden met hoe de leden zijn omgegaan met alle beperkingen van de afgelopen periode.

Jubilarissen (tot en met maart 2020)

De voorzitter heeft alle jubilarissen van SPADO gefeliciteerd en vertelde over hun relatie met SPADO, vroeger en nu. De rode draad daarbij is dat allen zich, naast de sportieve activiteiten, ieder op hun manier meer dan verdienstelijk hebben gemaakt als vrijwilliger: er zitten trainers, juryleden en oud-bestuursleden bij, Leden van Verdienste en een lid dat voor zijn SPADO-activiteiten Koninklijk onderscheiden is (Bert Hommel in 2010). 
Rob van Pul verraste de vergadering met de mededeling dat zijn bij een veiling gewonnen gesigneerde shirt van Usain Bolt in het clubhuis komt te hangen.

25 jaar lid

  • Marianne van den Brink 
  • Jean-Antoin van de Rijzen
  • Ria Vaessen
  • Hans Videler
  • Joyce Wester
  • Bart Langenberg

40 jaar lid

  • Joke Burghouts-Anthonissen 
  • Riet Franken
  • Elly Hof-Groen 
  • Rob van Pul

50 jaar lid

  • Mart van Dorst 
  • Bert Hommel

60 jaar lid

  • Adrie Havermans

Financiën 2019

Penningmeester Max Kooijmans presenteerde de jaarcijfers over 2019 en kon melden dat er vorig jaar een kleine winst is geboekt van €836,44, waar een verlies van €480 was begroot. Lichte tegenvallers waren er bij de opbrengsten van sponsoring en van het clubhuis, terwijl de wedstrijdorganisatie, met name de SPADO-cross, wat meer had opgeleverd dan verwacht.

Bij de baanrenovatie waren er extra kosten voor materiaal (slingerkooi, hoogspringmat en afdekking verspringen). Een grote meevaller van bijna 9000 Euro viel te noteren dankzij eigen werkzaamheden van de leden bij de baanrenovatie, waarvoor nogmaals waardering en dank!

De kascontrolecommissie, bij monde van Eveline Du Cloo, had de cijfers al in maart gecontroleerd en goed bevonden en verleende decharge.

Verkiezing bestuursleden

Van het zittende bestuur was alleen Jacques de Groot (PR) aftredend, hij was herkiesbaar voor één jaar. Daarnaast wil het bestuur uitbreiden met twee leden: een voor de accommodatie en een voor het vrijwilligersbeleid (daarover later meer).

Davy Verlinden is bereid gevonden om de accommodatie en het materiaal te gaan coördineren. Davy was tot voor kort coördinator G-atletiek en middels een filmpje van de G-trainers werd de vergadering 'afgeraden' om akkoord te gaan met de benoeming van Davy, maar later gingen zij 'onder voorwaarden' alsnog akkoord ... Dit advies is met algemene stemmen overgenomen, zodat het bestuur er nu als volgt uitziet:

Naam Functie
Jacques van Gool Voorzitter
Mariska Meulenberg Secretaris
Wijnand Hest / Max Kooijmans Penningmeester
Marco Fokke Baanatletiek
Marijn Verdult Wegatletiek
Jacques de Groot PR
Davy Verlinden Accommodatie
Vacature Vrijwilligers

Vrijwilligerrsbeleid

Na een korte pauze nam penningmeester Wijnand Hest het woord. Hij heeft met een werkgroep vanuit het bestuur een beleidsplan opgesteld om te komen tot een nieuw vrijwilligersbeleid van SPADO. Dat is nodig om op termijn 'de continuïteit en de leefbaarheid binnen de vereniging te behouden, om verzekerd te zijn van voldoende vrijwilligers en ook om de kosten binnen de perken te houden'. Daarnaast wil het bestuur middels dit plan 'de betrokkenheid met de vereniging vergroten, leden onderling verbinden maar ook zorgen voor een evenwichtige belasting van de vrijwilligers'.

Wijnand ging vervolgens in op de aanleiding hiervoor, schetste waar de behoeften zoal liggen (dit staat allemaal beschreven in het discussiestuk / voorstel van het bestuur dat vooraf beschikbaar was gesteld) en formuleerde de uitgangspunten waarop het nieuw beleid gestoeld zal zijn: iedereen is - middels zijn lidmaatschap - even verantwoordelijk voor het wel en wee van de vereniging en dus is iedereen vrijwilliger.

We gaan dus naar een (morele) verplichting van het vrijwilligerswerk, waarbij elk lid minimaal twee taken (= dagdelen ) per jaar op zich zal nemen. Voor jeugdleden zal deze verplichting door ouders / verzorgers overgenomen worden, en voor oudere leden vanaf 65 of 70 zal de verplichting waarschijnlijk niet gelden, maar alle inzet is en blijft welkom.

Hiermee wil het bestuur voorkomen dat activiteiten, evenementen en wedstrijden in de toekomst niet kunnen plaatsvinden. Ook wordt er brede ervaring opgebouwd binnen SPADO om op termijn ambitieuzere projecten als NK's te kunnen organiseren.

De vergadering had enkele vragen over de invulling van het vrijwilligersbeleid - omtrent leeftijdsgrenzen, g-atleten, verplichting - die allemaal zullen worden meegenomen door het bestuur en de Werkgroep Vrijwilligers (zie onder).

Stemming

Over het beleidsplan vrijwilligers is vervolgens gestemd door de leden, deels per volmacht, en het plan is met algemene stemmen aangenomen! Ook met de andere punten ter stemming - her-verkiezing bestuursleden / jaarverslagen 2019, financieel overzicht 2019 - gingen de leden unaniem akkoord.

De plannen voor het vrijwilligersbeleid zullen de komende maanden in detail uitgewerkt worden met een Werkgroep Vrijwilligers. Deze zal zich onder meer gaan bezighouden met taakomschrijvingen, werkinstructies en hoe een en ander vastgelegd kan worden. Na een testfase in het najaar zal dan in 2021 het nieuwe beleid uitgevoerd kunnen worden, waarbij de verwachting is dat er dan een Vrijwillgerscommissie met coördinator - tevens bestuurslid - zal zijn ontstaan.

Voor de Werkgroep heeft zich inmiddels een tiental leden gemeld, maar wie zich hierbij wil aansluiten is welkom, aangezien het om een flinke hoeveelheid werk gaat. Meld je dus aan bij Wijnand Hest: penningmeester@spado.nl.

Afsluiting

Na de rondvraag richtte een van de aanwezigen in het clubhuis het woord tot het bestuur, waarop voorzitter Jacqcues van Gool deze unieke online ALV kon afsluiten met een dankwoord aan alle aanwezigen.

alvg_2.jpg

Nieuws Overzicht